Først: Det finnes mange tilfeller hvor Power BI ikke er verken nødvendig, det beste alternativet eller det eneste nødvendige verktøyet. Det skal jeg skrive mer om senere.

Men, i mange situasjoner kan Power BI bidra med svært mye verdi til en rimelig pris, og det er selvfølgelig ikke uten grunn at Gartner har rangert løsningen som den soleklart beste innen "Analytics and Business Intelligence Platforms" i flere år.

Er du helt ukjent med hva Power BI er, så anbefaler jeg å se eksempelvis denne videoen før du leser videre.

Noen viktige årsaker til at jeg selv benytter Power BI som rapporterings- og analyseverktøy og hvorfor det er blitt et så populært verktøy som det har:

  1. Pris: Microsoft var tidlig ute med å gjøre Power BI gratis til eget bruk og rimelig å benytte for små organisasjoner. Det var en viktig faktor for at jeg selv tok det i bruk i 2016, og det gjør at bedrifter slipper store investeringsbeslutninger før man får testet løsningen skikkelig.
  2. Gjenkjennbart for oss som er vant med Excel og PowerPoint: Svært mange av oss som er begeistret for Power BI kommer fra roller hvor man tradisjonelt bruker mye Excel og PowerPoint. Microsoft har de siste årene vært bevisste på å gjøre Power BI-strukturen så lik de andre Office-produktene som mulig, Dette gjør det lettere og mer intuitivt å navigere menyene og forstå oppsettet. Dette tror jeg også er en veldig viktig faktor til at terskelen er nokså lav for å teste hvordan det fungerer.
  3. Mye hjelp og informasjon tilgjengelig: Konsekvensen av å være en Microsoft-løsning så tydelig lengst oppe i "leader"-kvadranten til Gartner er naturligvis at det blir produsert enormt mye innhold på nett om løsningen. Selv har jeg alltid funnet hjelp om problemer i Dax og M, samt de merkeligste problemstillingene man kan tenke seg knyttet til å koble til ulike kilder.
  4. ETL-funksjonalitet (Extract, Transform Load): Sitter man i roller som er ansvarlig for rapportering og analyse, så blir man mektig lei av repetitive oppgaver i Excel og PowerPoint. Det er blitt en salgsklisje for Power BI og tilsvarende løsninger, men det er nå en gang bare sånn det er. Å kunne sette opp automatiske oppdateringer av datasett og rapporter har potensialet til å endre hverdagen fundamentalt for mange. Så var selvfølgelig Power BI verken først eller best som ETL-verktøy, men de nådde virkelig ut til sånne som meg i "ikke-tekniske" økonomifunksjoner.
  5. Lett å dele: Det faktum at det er praktisk for en person å dele rapporter i "Power BI Service" på nett gjør det til et verktøy som er veldig enkelt å ta i bruk og fører til at mange fort fikk øynene opp for potensialet.
  6. Man føler seg fort som en magiker: Jeg kommer til å bruke mange innlegg på å forklare hvorfor Power BI ikke er så enkelt som den første instruksjonsvideoen til Microsoft tilsier, men: Har man først gjort en god jobb i Power Query (ETL-delen) og satt opp en solid datamodell (gjerne Star Schema) i Power BI, så kan man få til de utroligste fremstillinger på kort tid.

Utover årsakene ovenfor finnes det også mange grunner til at jeg mener bedrifter nå gjør lurt i å velge Power BI som (en av) deres analyse og rapporteringsløsning(er):

  1. Vil gjøre rekruttering enklere: Alternativet er ofte å benytte IT-løsningenes egne "innebygde" rapporteringsløsninger, andre mindre utbredte løsninger eller løsninger som er krever mer teknisk kompetanse. Selv om dette selvfølgelig lar seg gjøre, så vil det fort være verre å få tak i nye personer med riktig kompetanse om det skulle bli behov for det.
  2. Ofte få reelle alternativ for mindre virksomheter med lite kompetanse og kapasitet: Power BI er for mange bedrifter en tilstrekkelig "alt-i-ett"-løsning for analyse og rapportering, som en "Business Controller" selv kan utvikle og ta eierskap over. Selv om det for mange større selskap med flere datakilder og brukere er både praktisk og nødvendig med et sentralisert datavarehus, er min mening at de fleste små og mellomstore bedrifter er langt unna å ha verken det behovet eller den nødvendige kompetansen eller kapasiteten.
  3. Fleksibilitet: Virksomheter er forskjellige og med vidt forskjellige behov. Man kan benytte innebygde rapporteringsløsninger eller betale for løsninger som gir generiske rapporter, men ofte vil beslutningstakere og andre funksjoner ha både behov og ønske om justeringer og egne nøkkeltall. Den fleksibiliteten tilbyr Power BI.