For to uker siden presisterte jeg hvor viktig det er å fokusere på hva du ønsker å få ut av verktøyet Power BI.
Det kan være direkte verdi, som for eksempel via redusert tidsbruk. Eller det kan være indirekte verdi, som i en fornøyd sjef.
Uavhengig av hva du og din bedrift ønsker å oppnå med Power BI, så er min erfaring at de fleste målene kan deles inn i tre kategorier:
De ulike tilnærmingene kan kombineres eller gjøres isolert - som begge kan by på både fordeler og ulemper.
1) Opplæring av egne ansatte
Den største fordelen med verktøy som Power BI er fleksibiliteten det byr på. Du kan lage akkurat det du ønsker - og fjerne noen avdelinger, produkter eller gruppere noe på en måte som er helt unikt for din bedrift. Og du vil være opptatt av noe annet i morgen enn du er i dag.
Mangel på intern kompetanse gjør likevel ofte at det blir lange prosesser for å gjøre små endringer. Konsulenter som meg selv må kanskje hentes inn. Eller så når du aldri lenger enn "standardrapportene" du fikk laget av en eller annen leverandør.
Derfor inkluderer flere av prosjektene mine også opplæring av de ansatte. Det finnes selvfølgelig mange gode kurs eller Youtube-videoer, men i min erfaring er det gull verdt å ha mulighet til å jobbe sammen med opplæring over tid.
2) Tilgjengeliggjøre styringsinformasjon
Etter et drøy år som rådgiver er erfaringen min at det vanligste ønsket er å "gå rett på dashboardet". Man lister opp de kildene en har, finner løsninger for å hente data fra de fleste og setter opp automatiske rapporter som gir overordnet innsikt. Noen ganger krever det mer komplekse oppsett for å håndtere dataene. Andre ganger er enklere løsninger mer enn godt nok.
Økonomi- og salgsrapporter er for eksempel en vanlig plass å starte.
Det kan selvfølelig være en god strategi - så lenge du har en tydelig plan på hva du skal bruke innsikten til og hvordan du skal vedlikeholde og videreutvikle rapportene.
3) Innsiktsbasert forbedring
Metoden som mest sannsynlig er korteste vei til direkte verdi er det jeg kaller "Innsiktsbasert forbedring".
Du unngår å koke havet ved å sette opp og automatisere alle selskapets KPIer, men går heller dypere på de viktigste områdene med en gang. For eksempel: om du vet at den største faktoren som påvirker lønnsomheten din er for høyt svinn av varer, så setter du alle kluter til for å løse det spesifikke problemet.
Og da er det ikke bare teknologi og data som gjelder. Hvem som trengs for å ta beslutninger, grundig forståelse av forretningsprosesser, møtefrekvens og ansvarsfordeling er områder som kan være like viktige å håndtere.
Bør du gjøre en og en eller en kombinasjon?
Alle tilnærmingene står seg godt hver for seg, men ved nummer 2 bør man tenke seg ekstra om. Ved å sette ut alt arbeid med å få bygget en teknisk løsning eller om du abonnerer på "standardrapporter", så bør du være veldig sikker på to ting:
- Hva du ønsker å få ut av resultatet
- Hvordan det skal vedlikeholdes og driftes i ettertid
Ved denne tilnærmingen er nemlig fort gjort å sitte igjen med et Dashboard i skuffen og lite andre gevinster for bedriften. Det kan selvfølgelig gjøres på en god måte - men du bør være ekstra bevisst.
Selv har jeg veldig positiv erfaring med å kombinere punkt 2 og 3 ved å involvere en arbeidsgruppe av interne ansatte som selv skal lære Power BI mens vi bygger den tekniske løsningen. Da sitter du ikke bare igjen med nyttig innsikt, men også en organisasjon som er klar for videre utfordringer og forbedringer.
Uansett hvilken vei du velger: Lykke til! Jeg tror ikke du vil angre på å starte.
