Uttalige BI-rapporter tas aldri skikkelig i bruk. Det gjelder om de er laget i Power BI, Tableau, Qlick eller Excel for den saks skyld.
Rapportene kan være gode og innsikten verdifull, men likevel foretrekker brukerne "å gjøre det slik vi alltid har gjort det".
Dette er noe jeg bruker mye tid på å forstå selv, for ingenting er mer frustrerende enn å bygge noe bra som aldri blir skikkelig brukt (ok, det finnes enda verre ting her i livet, men du skjønner..).
Det er en vanskelig øvelse å introdusere nye måter og rapportere og analysere data for en organisasjon. Ofte er det virksomhetskritisk informasjon som man må være helt sikker på er riktig.
Her er syv konkrete tips du kan bruke som jeg selv også forsøker å følge med mine kunder:
1) Diskuter behovene med sluttbrukerne i forkant
Det sier seg selv - man må lage noe det er bruk for. Samtidig er ikke intensjonen med nye løsninger å erstatte gamle metoder èn til èn. Kunsten er å både erstatte det gamle og introdusere nye muligheter på en tillitsvekkende måte.
2) Inkluder informasjon om hvordan man navigerer i Power BI
Ofte ligger det mye mer muligheter i BI-løsninger enn de som mottar rapporter er klar over. Her anbefaler jeg å inkludere en side som viser hvordan man driller opp og ned, hvordan man kan bruke filter og hvordan visuals henger sammen med hverandre.
3) Forklar hvor dataene kommer fra
Kommer salgstallene fra kasseapparatet, fra fakturaer eller fra hovedbok i regnskapet? Unødvendige detaljer tenker du kanskje, for salg er salg? Nei, her forsvinner fort all tillitt for en controller som ikke får avstemt de nye rapportene med de gamle.
4) Inkluder mulighet for å grave ned til detaljer
Det er mye lettere å tro på omsetningstall om man har mulighet til å grave seg ned til å finne alle bilagene som utgjør totalsummen. Har du nøkkeltall som inkluderer timer fra ansatte, så gjør du det mye enklere ved å ha muligheten til å kontrollsjekke timer fra hver enkelt ansatt.
5) Forklar KPIer
Det finnes mange vitser som at alle KPIene i et selskap går i riktig retning utenom KPIet som viser forståelsen for de øvrige KPIene. Det er veldig lett å misforså begreper.
Et eksempel er "faktureringsgrad" som er en gjenganger i timeproduserende bedrifter. Er det fakturerbare timer delt på alle førte timer? Eller er det fakturerbare timer delt på vanlig arbeidstid? Det finnes uendelig med definisjoner her..
6) Prioriter å ha mindre informasjon - men vær sikker på at den er riktig
Så fort du har satt opp en god datamodell er det lett å pøse på med ulike visuals og fremstillinger. På samme måte er det lett for en bestiller å ønske seg rapportering på alt mellom himmel og jord. Husk at hver nye visual øker risikoen for feil - og spesielt om du lager komplekse rapporter med mye knapper, "drillthroughs" og avanserte filter.
7) Sett på info om siste oppdatering av data
Når ble egentlig dataene sist oppdatert? Har den automatiske oppdateringen stoppet? Som bruker har man ikke nødvendigvis forståelse for oppdateringsprosessene, så et godt tips er å alltid gjøre tidspunktet for siste oppdatering synlig i rapporten.
... og så fort organisasjonen stoler på rapportene, så kan du begynne å fokusere på hvordan man formidler innsikt mest effektivt eller hvilke problemstillinger du bør fokusere på.
