Mange overøses av data og rapporter både som privatpersoner og i jobbsammenheng.

Dessverre er det i veldig mange tilfeller veldig vanskelig å intuitivt trekke ut det viktigste. Hva forteller egentlig disse dataene meg? Og hva bør jeg gjøre med det?

Jeg har tidligere skrevet litt om valget mellom grafisk eller tabellarisk fremstilling her. Hvilken teknisk løsning man benytter er ofte langt mindre viktig enn hvordan man evner å fremstille resultatet av analysene.

Først vil jeg vise et eksempel ved hjelp av en enkel analyse jeg gjorde for en kunde (anonymiserte data). Deretter deler jeg mer om hvor jeg selv finner mye informasjon.

I et av prosjektene jeg jobber med har selskapet vokst betydelig siden januar 2020. Utviklingen per måned sees av grafen under. Da de har store sesongsvingninger har jeg brukt rullerende 12 måneders omsetning som nøkkeltall for å se trendene tydeligere.

Med jevn og god vekst over tid blir neste naturlige spørsmål: Hvor vokser vi?

Dette selskapet selger ulike produkter i samme region, og det er da en naturlig plass å starte analysen (tilsvarende kunne vært regioner, selgere, prosjekter).

En tradisjonell løsning er da å vri dataene ved en Excel Pivot Tabell og vise samme vekst per Produkt (som under). Her har man for så vidt all informasjon man trenger. Man ser raskt hvilke produkter som er størst i dag, men det er krevende å "se" innsikten dataene gir utover det.

En løsning som ofte fungerer godt er å legge på betinget formattering, men i dette tilfellet åpenbarer det ikke all verdens innsikt. Et trent øye ser kanskje at Produkt E går fra veldig lyst til veldig mørkt, men denne tabellen ville nok blitt tydeligere om den heller viste vekst fra året før.

En mer visuell fremstilling gjør at man umiddelbart plukker opp de store trendene. Under ser du et eksempel på dette. Uavhengig av tallforståelse og bakgrunn i statistikk, ser man med en gang at veksten til Produkt E har eksplodert. Produkt B og C vokser også, mens de andre har mer bekymringsfull utvikling.

Samme tall, samme data, men en enorm forskjell i hvor raskt man ser innsikten.

Man får ikke alle detaljene for hvert produkt per år, men i nesten alle tilfeller vil en slik visuell fremstilling fange mer interesse hos mottaker (noen regnskapsførere er hederlige unntak!). En naturlig og veldig positiv konsekvens er at man ønsker å grave dypere i stedet for at rapportene blir et ork å forholde seg til.

Neste steg kan være å kombinere Produktdimensjonen med andre dimensjoner. Kanskje er det spesifikke modeller av Produkt E man kan dykke videre ned i? Kanskje er det en selger som står bak all vekst i tre av produktene?

Jeg finner selv veldig mye inspirasjon hos Cole Nussbaumer Knaflic og hennes team i StorrytellingWithData. Boken hennes er et veldig godt sted å starte og man får løpende relevant input fra nettsiden deres og deres aktive følgere i sosiale medier.

Rammeverket deres baserer seg på fem steg som (selvfølgelig) blir fremstilt ekstremt effektivt av bildet under. Jeg anbefaler alle som har interesse av å fremstille data effektivt om å sette seg inn i disse.

I tillegg har jeg også fått mye inspirasjon fra Dan Roam's "Draw To Win". Den er mest beregnet for å skjønne hvorfor vi oppfatter visuelle fremstillinger mye bedre og lærer deg rett og slett å finne frem blyanten for å begynne tegne.

Tror du din bedrift kunne fått verdi ut av mer effektiv fremstilling av data? Sliter du som så mange andre med å få avdelingsledere til å engasjere seg i månedsrapporten? Ta kontakt, så kan vi sammen vurdere hvilke grep dere kan gjøre.