Mange av oss som lager finansielle rapporter og analyser er glad i tall. Det fører ofte til at veldig mye informasjon skal med - og gjerne i tabellform.
Noen former for rapportering krever selvfølgelig alle detaljer med to desimaler. Skal man avstemme regnskapet mot bankutskriften er det veldig praktisk. Ofte vil mer operasjonelle oppgaver som å sjekke timeføring også være nyttig å sette opp i tabellform, gjerne via en klassisk Excel-pivot.
Men, min hypotese er likevel at veldig mange månedsrapporter rundt omkring inneholder alt for mye detaljer bare fordi det alltid har vært sånn.
Resultat mot budsjett per måned, til nå i år, i år mot i fjor og så videre.
Ledelsen er vant med å få det slik og regnskapsførere og økonomifunksjoner kjenner gjerne tallene så godt at de umiddelbart plukker opp den viktigste innsikten uansett.
Under ser du et eksempel fra et prosjekt jeg bidrar på (har benyttet fiktive tall her), hvor vi foreløpig har fokusert analysene på utvikling i omsetning. Her får man fort et tydelig bilde av utviklingen; Året har startet med en stigende trend på et høyere nivå enn i fjor, men en dupp i forbindelse med påske.
Neste steg blir å legge til budsjett for omsetning i grafen, lage tilsvarende for resultatet samt visuelle fremstillinger av utviklingen i varekost, lønnskost og andre driftskostnader. Detaljert "P&L" legges som vedlegg. Da er de viktigste finansielle rapporterings-behovene dekket.
Deretter blir det økonomiavdelingens rolle å dykke videre ned i tallene og analysere underliggende trender som ledelsen bør være oppmerksomme på.
Jeg vil fremover publisere flere innlegg hvor jeg presenterer hva jeg mener er beste praksis for visualisering av data. En "enkel" graf er ikke alltid beste løsning, men det er ofte verdt å stille seg selv spørsmålet om alle detaljene egentlig bidrar mest med verdi eller støy.
